Organización de eventos y uso de Redes Sociales

Desde Bee! Comunicación realizamos una encuesta a organizadores de eventos sobre el empleo de redes sociales en sus empresas y proyectos para conocer cómo son utilizadas para generar participantes activos.

De acuerdo a las respuestas, el principal uso que se le da a las redes sociales es el de difusión o viralidad de los eventos particularmente durante la realización del mismo tal como comenta Antonella de Antonella Di Pietro Eventos “Las redes sociales logran potenciar y estar al día con las novedades diarias, en mi tipo de empresas que semana a semana cambiamos de eventos, lugares, ambientaciones, estilos es bueno y ágil comentar las tendencias a través de las redes

Facebook en particular, es una red social muy usada para estar presente en todas las etapas del mismo (pre, durante y post) de acuerdo a la estrategia de cada organizador de eventos ya que promueve, difunde y mantiene informados a los asistentes sobre la ubicación del evento, cuándo es, quiénes asistirán, precio, requisitos etc. Tal es el caso de Yésica A. Iribarren de la empresa Evenca quien comenta “Facebook me ha dado buenos resultados en cuanto a difusión y creación de nuevos clientes” o de Silvia Bodiglio quien organizó la primera Boda 2.0 en Mendoza junto con el Community Manager Rodi Pardo: “pudimos cumplir el sueño de los novios de poder mantener conectados a todos los invitados de la fiesta con los amigos y familiares que no pudieron asistir por vivir muy lejos“.

Twitter, por su parte es muy efectivo para potenciar y mantener la inmediatez de la comunicación sobre todo durante los eventos. Mariana Alfaro destaca entre sus ventajas el hecho de que “permite interactuar y escuchar opiniones diversas”. Por su parte, Roxana González de Cuatro Consultora lo ha usado como parte de la estrategia integral de difusión en la organización de Expo Salones & Catering con excelentes resultados “se desarrolló una página web, se crearon cuentas en Facebook y Twitter, se utilizaron plataformas virtuales para las inscripciones previas a los seminarios y las pre-acreditaciones para visitar la feria. También se diseñaron campañas de publicidad y vía pública y se completó la difusión a través de gestiones de prensa, que incluyeron gacetillas, entrevistas, promociones e invitaciones a periodistas y medios. En ambas ediciones, la expo resultó exitosa tanto en convocatoria de expositores como de público. También se logró una gran repercusión de prensa“.

En cuanto a Linkedin, como red profesional ha cumplido con acercar organizadores de evento y sus proveedores o abrir nuevas posibilidades a sus empresas mediante el contacto con nuevos clientes como es el caso de Yanela Biancardi Creación de Eventos quien nos cuenta que “una importante empresa de Finanzas nos conoció a través de Linkedin. Ya son clientes hace 3 años consecutivos.”  

El Mail es el rey

Si bien las redes sociales son tendencia en la comunicación y difusión de eventos pasan a segundo plano cuando de mailings se trata. Para el sector de organizadores de eventos el primer paso y el más importante es el envío del mail de invitación, sobre todo si manejan eventos corporativos. Es el contacto directo, es el monitoreo de su base de datos, es su principal conexión. Para Evelina Abello de Awen Grupos y Eventos la experiencia con MailChimp (herramienta de envío de campañas de email) le ha permitido aumentar su open ratio y ubicarse en el “top of mind” de los interesados a partir de realizar diversos envíos a una base muy segmentada.

El uso de medios online cada vez toma más fuerza en el sector, surgiendo como necesidad para muchos incluir en sus estrategias un conjunto de herramientas que les permitan mantener una comunicación constante con sus clientes, mail, blogs, redes sociales, adwords, anuncios etc.

Desde Bee! les acercamos unos tips para la comunicación del evento y los invitamos a contactarnos por servicios de Community Managment para la difusión de sus proyectos:

Actualizá tu información en todas las redes que manejes.

– Dependiendo del evento y si aún no lo usas incluí un #hashtag para el monitoreo antes, durante y después del evento. (Ejemplo #DiaDelEmprendedor)

 

 

 

 

 

 

 

 

– Si aún no lo tenés agregá un blog a tu web con información de interés para tus clientes, desde allí podrás difundir los eventos, adicional a eso, usá palabras claves que posicionen tu información en los buscadores.

– Creáte un perfil en Google + y mantenélo actualizado, ayudará a tu posicionamiento como empresa.

Agradecimientos especiales por su colaboración para nuestro posteo a: Manda Aranguren de Manda Entertainment, Laura Nickel de AMGB,  Mariana Alfaro Consultora Hotelera, Roxana Gónzales de Cuatro Consultora, Yanela Biancardi Creación de Eventos, Yésica A. Irribarren de Evenca, Silvia Bodiglio Eventos, Evelina Abello de Awen Grupos y Eventos, Diego Barloqui de La Rueca Producciones y Antonella Di Pietro Eventos.

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